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Un outil rationalisé pour tout le réseau

En 2018, le réseau de fret EURODIS a décidé d’utiliser désormais un logiciel standardisé pour les appels d’offres de transport. La décision a été prise en faveur de la plateforme logistique TENDER de la société de logiciels Cargoclix de Fribourg, qui facilite grandement le travail de coopération dans de nombreux domaines.

Fribourg-en-Brisgau, le 11 janvier 2024 – Lorsque Stephan Kübler, directeur du réseau de fret EURODIS, dont le siège est à Weinheim, réfléchit aux processus d’appel d’offres, le sujet ne lui cause plus de nuits blanches. Bien que les 16 partenaires du réseau EURODIS, répartis dans toute l’Europe, effectuent bien plus de 100 transports internationaux par jour et doivent trouver pour cela et pour de nouvelles liaisons des prestataires de services adaptés, ce n’est pas un domaine de responsabilité qui provoque du stress, malgré les considérables somme en jeu. « Il n’y a pas si longtemps, les choses étaient différentes », rapporte Kübler en riant. Auparavant, des feuilles de calcul Excel classiques étaient utilisées pour ces processus, et pour un grand nombre d’entre eux. « Cela représentait une énorme quantité de travail », se souvient-il. « Et cet effort a mobilisé des ressources. Compte tenu de notre forte croissance, nous avions également besoin d’une solution plus efficace. »

Le siège d’EURODIS à Weinheim n’effectue pas ses propres transports. Cela se fait exclusivement par les partenaires du réseau. Cependant, le siège social coordonne, organise et planifie, fournit l’informatique centrale et définit des normes d’assurance qualité fixes pour tous les partenaires. Qualité – ce critère devrait également s’appliquer aux offres. Une équipe de projet de la planification du réseau s’est alors réunie, a examiné les processus et recherché des solutions. « Un outil simple et facile à utiliser – telle était notre vision », déclare Kübler.

Après une phase de recherche intensive, EURODIS a opté pour la place de marché logistique TENDER de Cargoclix. Une des raisons de cette décision était le fait qu’avec TENDER, la facturation est basée sur l’attribution et il n’y a pas de frais de mise à disposition. Progressivement, de plus en plus de transports ont fait l’objet d’appels d’offres via TENDER, et ce, depuis 2020. « Les partenaires du réseau ont réagi de manière très positive à l’introduction de TENDER et à la coordination centrale des appels d’offres ; personne ne s’est senti exclu », poursuit le directeur du réseau, rend compte de la première période d’utilisation: « Il est rapidement devenu évident que TENDER était d’une grande aide. Grâce à sa portée à l’échelle européenne, nous avons désormais pu trouver des partenaires de transport que nous n’avions pas contactés auparavant avec nos appels d’offres », ajoute-t-il.

L’une des fonctions les plus importantes de l’outil pour EURODIS est la possibilité d’inviter des prestataires de services déjà connus à des appels d’offres, tout en sortant des sentiers battus: qui est une nouvelle entreprise? Qui est un prestataire de services de transport potentiel? Le réseau utilise les différentes options de requête de la plateforme pour obtenir des informations sur les différents opérateurs: qui propose quel service? Et qui propose quel prix pour quel service?

Cependant, lorsqu’il s’agit de sélectionner un prestataire de services, le prix n’est qu’un des critères pris en compte dans le processus de décision. « Cela n’est pas décisif à lui seul », explique Kübler. « La qualité proposée est au moins aussi importante. »

Dans l’un des appels d’offres TENDER les plus récents, plus de 300 transporteurs de marchandises ont fait part de leurs commentaires. Tous ont proposé d’effectuer les transports nécessaires. Une cinquantaine d’entre eux ont été présélectionnés et scrutés de plus près. Afin de se faire une idée de leurs performances, des transports tests sont également effectués à plusieurs reprises pour vérifier si l’offre est correcte.

Lorsque Stephan Kübler revient sur les dernières années depuis l’introduction de TENDER, il arrive à une conclusion très claire : « Nous pouvons absolument recommander la plateforme. » Cela est dû non seulement au grand nombre de transporteurs accessibles via la plateforme, mais également à la possibilité de procéder à une présélection sur la base de certains critères dans le cadre d’un appel d’offres. « Une fois cette présélection effectuée, nous pourrons examiner de plus près les différents prestataires », dit-il. « Cela rend le processus de sélection simple et clair. » EURODIS a également été impressionné par la grande convivialité et l’excellent support de Cargoclix. « Les collaborateurs ont toujours tout réglé rapidement, même pour les problèmes individuels », rapporte Kübler. « Quel que soit le service de conseil requis, le service client a toujours été une source d’assistance fiable.

CARGOCLIX TENDER 

CARGOCLIX TENDER est une place de marché de premier plan pour la réalisation d’appels d’offres électroniques de contrats. Adapté aux besoins du transport et de la logistique, TENDER est conçu pour toutes les modalités de transport et les services logistiques importants. Plusieurs milliers d’entreprises de l’industrie, du commerce et de la logistique du monde entier se sont inscrites sur la plate-forme depuis 1998 et utilisent TENDER. Cargoclix TENDER est à la disposition de tous les utilisateurs dans le cloud en tant que « Software as a Service ». 

Description du système 

Appel d’offres public ou cercle fermé de participants

Les donneurs d’ordre peuvent décider si un appel d’offres doit être lancé publiquement ou dans un cercle fermé de participants. Cargoclix dispose d’un réseau de premier plan dans le domaine du transport et de la logistique, qui peut être atteint par le biais d’un appel d’offres public. . 

Appel d’offres fermé 

Un appel d’offres fermé ne touche que les prestataires de services sélectionnés par le chargeur. Les prestataires de services non invités ne voient pas un appel d’offres fermé. 

Système de notation 

Le système de notation vous donne un aperçu d’un système d’évaluation efficace des prestataires de services et vous permet de voir comment les autres donneurs d’ordre évaluent un prestataire de services donné. 

Liste noire 

Pour s’assurer qu’aucun prestataire de services indésirable ne participe à un appel d’offres public, il est possible d’exclure efficacement de ses propres appels d’offres les transitaires et les transporteurs inadéquats via une liste noire. 

Extension de la base de prestataires de services

Cargoclix TENDER offre une possibilité efficace de gestion des prestataires de services de base. Les chargeurs peuvent facilement intégrer leurs prestataires de services système dans la plateforme et les organiser clairement en groupes. Ils gardent ainsi à tout moment un œil sur tous les faits importants et les KPI révélateurs concernant les entreprises. 

Préqualification des participants à l’appel d’offres (en option) 

Avant l’appel d’offres proprement dit, il est possible de procéder à une préqualification. Dans le cadre d’un tour indépendant, les prestataires de services invités remplissent un questionnaire élaboré par le chargeur. De cette manière, il est possible de vérifier de manière ciblée l’aptitude d’un plus grand nombre de prestataires de services pour le projet d’appel d’offres. Après la préqualification, le chargeur décide quels prestataires de services seront admis à soumissionner. 

Préparation de l’appel d’offres assistée par le système

La préparation de l’appel d’offres se fait par le biais d’un menu. Tous les composants sont créés étape par étape. La préparation de structures d’envoi complexes pour différents modes de transport est également possible de manière simple et claire. La matrice prend en charge différentes fonctions de champs (champs de prix, champs de texte, champs déroulants, champs de pourcentage, formules, etc.), des champs facultatifs et obligatoires, des prix individuels et groupés, etc. 

Transparence de l’appel d’offres 

Lors de la soumission d’une offre, le pouvoir adjudicateur décide du niveau d’information que les soumissionnaires doivent recevoir sur leur propre position par rapport à la concurrence. L’éventail va d’une grande transparence à une soumission aveugle.

Soumission d’offres en un ou plusieurs tours

L’autorité adjudicatrice peut décider si les offres doivent être soumises en un ou plusieurs tours sur Internet. 

Analyse des résultats de l’appel d’offres

Après le dépôt des offres, TENDER permet d’analyser efficacement les résultats de l’appel d’offres. Le système permet de créer facilement des scénarios avec différentes hypothèses et de les comparer ensuite. TENDER aide en outre le donneur d’ordre à trouver le meilleur prix en fonction des restrictions données. 

Meilleur prix

L’option « Best Price » détermine par calcul le meilleur prix dans les conditions générales définies par le chargeur. 

Décision d’attribution et conclusion du contrat

La décision d’attribution est prise par le chargeur. En règle générale, la décision est précédée de discussions personnelles entre le chargeur et le prestataire de services. La plupart du temps, la conclusion du contrat est documentée par la signature par les deux parties du contrat sur lequel se base le chargeur. 

Archivage des résultats de l’appel d’offres conforme aux exigences de révision

Une fois l’appel d’offres terminé, les résultats sont conservés en toute sécurité dans les archives. Tous les détails de l’appel d’offres sont sauvegardés et une décision d’attribution peut être retracée de manière sûre, même après des années. 

Téléchargement des résultats

Les données enregistrées dans les archives sont à la disposition du chargeur pour être téléchargées et peuvent ainsi être facilement importées à tout moment dans d’autres applications. 

Modèles

Tous les appels d’offres déjà effectués peuvent être utilisés comme modèles. Les appels d’offres effectués dans le passé peuvent ainsi être facilement copiés, retravaillés et utilisés comme modèle pour un nouvel appel d’offres.

À propos d’EURODIS

EURODIS est un réseau de transport international doté de normes de qualité uniformes, d’un suivi des expéditions de bout en bout et de services supplémentaires spécifiques à chaque pays, opérant dans 38 pays européens. Fondée en 1993, la coopération des principaux prestataires de services logistiques nationaux est spécialisée dans le transport et la livraison de colis et de palettes au sein d’un réseau unique. Ce service de fret combiné facilite la gestion des envois tant pour les expéditeurs que pour les destinataires et augmente la flexibilité de l’expédition. EURODIS transporte des expéditions B2B et B2C. Le réseau est géré de manière centralisée par EURODIS GmbH à Weinheim (Allemagne). Parmi ses membres figurent des entreprises telles que Bonafide (Suisse), Ciblex (France), Österreichische Post (Autriche), PostNL (Pays-Bas), Redur (Espagne/Portugal), SDA (Italie) et trans-o-flex (Allemagne). En 2022, les membres d’EURODIS employaient 50 000 personnes, exploitaient 23 000 véhicules, transportaient environ 982 millions de lots et généraient un chiffre d’affaires de 5,5 milliards d’euros.

À propos de Cargoclix

Cargoclix est une place de marché Internet neutre pour les appels d’offres électroniques de transports et de prestations logistiques ainsi qu’un fournisseur de systèmes modulaires de gestion des créneaux horaires.

La gamme de services de la plateforme logistique « Cargoclix TENDER » comprend des appels d’offres mondiaux pour des contrats de transport routier, ferroviaire, aérien, maritime et fluvial ainsi que pour des services de messagerie express de colis et des services logistiques transport comme par exemple l’entreposage. Avec plus de 28.000 membres inscrits issus de l’industrie, du commerce et de l’expédition, TENDER fait partie des principales plateformes internationales d’appels d’offres pour le transport et la logistique.

Le produit central de la division Gestion des créneaux horaires est le logiciel modulaire adaptable « Cargoclix SLOT » pour l’optimisation des processus à la rampe. Avec plus de 150.000 membres, SLOT est l’un des systèmes de gestion des créneaux horaires les plus utilisés.

Cargoclix est une marque de Dr. Meier & Schmidt GmbH. L’entreprise a été fondée en 1998 et a son siège à Fribourg-en-Brisgau. www.cargoclix.com

août 19, 2024