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Bäko- Große Brötchen an der Rampe

Durchschnittlich 30 LKW täglich werden an den drei BÄKO-Rampen entladen. (Bilder: BÄKO)

Große Brötchen an der Rampe

Vor einem Jahr hat die Bäckerei- und Konditoreigenossenschaft BÄKO Schleswig-Holstein eG den Wartezeiten an den Wareneingangsrampen den Kampf angesagt. Die Bilanz nach einem Jahr mit Zeitfenstermanagement: 75 Prozent kürzere Wartezeiten und niemand rastet mehr aus.

Ob er Zeitfenstermanagement an der Rampe weiterempfehlen würde? „Unbedingt, das ist Gold wert“. Timo Vogt, Lagerleiter bei der Bäko Schleswig-Holstein eG in Kropp, muss nicht lange überlegen: Er ist zu 100 Prozent überzeugt von seinem Zeitfenstermanagementsystem und würde es immer wieder ganz genauso machen. Die Bilanz nach einem Jahr gibt ihm recht: 75 Prozent kürzere Wartezeiten, der LKW-Stau im Wareneingang ist Vergangenheit und der Stress mit den Fahrern ist weg.

Bäko Schleswig-Holstein eG ist eine von insgesamt 27 Genossenschaften der Bäko-Gruppe Nord und Vorreiter beim Einsatz von Zeitfenstermanagement. Die Genossenschaft aus Kropp im Kreis Schleswig-Flensburg beliefert Bäcker und Konditoren mit Rohstoffen wie Mehl, Hefe, Fett, Saaten, Frischdienstprodukten, Handelswaren, aber auch mit Maschinen und sogar Heizstoffen oder Strom. Rund 100 Mitarbeiter erwirtschafteten 2017 einen Umsatz von 62,7 Millionen Euro.

Seit Juli 2017 vergeben die Schleswig-Holsteiner Zeitfenster bei der Anlieferung im Zentrallager Kropp. Seither sei es ruhiger geworden auf dem Hof. „Ich könnte auch sechs Mitarbeiter in den Wareneingang stellen, dann bräuchte ich kein Zeitfenstermanagement“, bringt Lagerchef Vogt es auf den Punkt.  Zwar sei man schon damals an der Rampe gut organisiert gewesen, aber wenn um sieben Uhr morgens acht LKW gleichzeitig auf dem Hof stehen, stößt selbst der bestorganisierte Wareneingang an seine Grenzen. Emotionen bleiben da nicht aus: „Wartezeiten von einer bis zwei Stunden und riesen Stress mit den Fahrern war normal“, erinnert sich Vogt und ergänzt: „Heute haben die Disponenten den Druck, wenn Fahrer ohne Zeitfenster warten müssen, nicht mehr unsere Lagercrew.“ Das sei zwar keines der Ziele gewesen, aber das Verständnis und der bessere Umgangston war das erste, was die Mitarbeiter berichtet hätten. „Selbst die temperamentvolleren Fahrer rasten nicht mehr aus, entweder weil sie ein Zeitfenster haben und deshalb sowieso nicht mehr warten müssen oder weil sie einsehen, dass man sich ohne Zeitfensterbuchung eben hinten anstellen muss. Dass die Fahrer plötzlich so entspannt mit Wartezeiten umgehen, diesen Effekt hatten wir überhaupt nicht in der Planung.“

Idee für Zeitfenster

Die Idee zum Zeitfenstermanagementsystem, entstand bei der Lektüre einer hauseigenen Bachelorarbeit, die sich mit der Rampenproblematik befasste. Vogt fand sich in der Beschreibung der typischen Probleme wieder und traf die Entscheidung, gegen das tagtägliche Wareneinganschaos, mit dem man sich bis dato irgendwie eingerichtet hatte, etwas zu unternehmen.

Technologieanschaffungen, wie etwa die kürzlich eingeführten Pick-by-Voice-Lösung für den papierlosen Bestellprozess, werden bei Bäko streng nach Kosten-Nutzen-Kriterien bewertet. „Es muss gut sein, Luxus brauchen wir nicht“, sagt Vogt. So sorgt die Einkaufsgemeinschaft dafür, dass die Kundschaft neben den Skaleneffekten bei den Einkaufspreisen, auch von geringen Logistikkosten profitiert.

Um die Transportpreise nicht unnötig nach oben zu treiben, sollten deshalb die System- und Buchungskosten möglichst niedrig gehalten werden. „Wir haben zuerst die einschlägigen Zeitfenstersysteme genau verglichen und dabei schnell festgestellt, dass sich die wenigen professionellen Systeme eigentlich nur in der Benutzeroberfläche und den Kosten unterscheiden“, berichtet der Bäko-Logistiker.

Es folgte eine Befragung der Kollegen im genossenschaftsweiten Logistikkreis, bei Lieferanten, den LKW-Fahrern und den anliefernden Speditionen, unter denen sich alle großen Logistikdienstleister der Lebensmittelbranche finden. Sie alle sollten eine Frage beantworten: Was ist ein fairer Preis für ein Zeitfenster? Das Ergebnis ergab eine Akzeptanzschwelle für die Buchung eines Entladeslots von 50 Cent bis 1 Euro. „Cargoclix lag mit 50 Cent pro Buchung ziemlich gut. Außerdem fallen keine monatlichen Gebühren oder versteckten Folgekosten an, was uns sehr wichtig ist“, fasst Vogt seine Entscheidungskriterien zusammen. Das webbasierte „SLOT“-System des Freiburger Anbieters Cargoclix ist für den Rampenbetreiber kostenlos und konkurriert mit Systemen, bei den 2,50 Euro pro Slot und mehr für das buchende Unternehmen anfallen.

Alltag mit Slot

Täglich werden heute am Standort Kropp etwa 35 LKW mit bis zu 1.300 Paletten entladen. Der Standort verfügt über jeweils eine Wareneingangsrampe für Tiefkühl- und Frischelieferungen sowie Rohware. In dem vollklimatisierten Palettenregallager lagert, kommissioniert und versendet Bäko mehr als 10.000 Produkte für rund 500 Kunden in Schleswig-Holstein, Dänemark, Island, Schweden und den Färöer-Inseln. Angefangen bei Rohstoffen wie Mehl, Hefe oder Fett über Frischdienstprodukte und Tiefkühlware bis hin zu Maschinen, findet sich dort alles was Bäcker brauchen.

Das Zeitfensterprinzip ist einfach: Bäko stellt die freien Ladetermine in einer Art Stundenplan für seine Rampen im Internet ein. Die Logistikdienstleister und Lieferanten buchen ihre gewünschte Ablieferzeit und zahlen dafür 50 Cent. Eine Buchung ist zwischen einer Woche und 24 Stunden vor dem gewünschten Zeitfenster möglich und der Fahrer muss sich 15 Minuten vor der Entladung im Wareneingang melden. Da die Länge eines Zeitfensters automatisch nach der Palettenzahl berechnet wird, hat man bei Bäko neben der Auftrags- und Bestellnummer die Angabe der Palettenzahl in der Buchungsmaske als Pflichtfeld definiert.

Zeitfenstermanagement in der Bäko-Logistik

Um die Buchungsquote möglichst hoch zu halten, setzt die Genossenschaft auf Belohnung der Bucher. Ein Zeitfenster ist zwar nicht verpflichtend, wer aber ohne Zeitfenster anliefert, muss warten. Bucher können sich dagegen auf Pünktlichkeit verlassen und haben bei Verspätungen Vorrang. „Wer Verspätungen frühzeitig meldet, wird kostenlos umgebucht und selbst bei kurzfristigen Terminproblemen schaffen wir es immer, dass der Lkw schnell entladen wird“, sagt Vogt. Der Erfolg gibt ihm Recht: Lediglich wenige Spediteure aus Osteuropa sind weniger buchungsfreudig. Ein echtes Problem hat Vogt damit nicht, zumal die Fahrer ohne Zeitfenster neuerdings Verständnis haben, wenn sie warten müssen. Er legt den Fokus auf die Überzeugung der großen Lieferanten. Deshalb verteilen er und seine Crew Flyer an Fahrer und schreiben die letzten verbliebenen Nichtbucher so lange an, bis auch sie 100 Prozent überzeugt sind.

Um die Abfertigungszeiten zusätzlich zu verkürzen, wurde außerdem eine Expressrampe für Lieferungen bis zu fünf Paletten eingerichtet. Ausgenommen von der Zeitfensterbuchung sind lediglich KEP-Dienste und dienstags wie donnerstags der Werkverkehr aus der Bäko Zentrale Nord eG, für den zwischen 11 und 13 Uhr ein fester Rampenplatz geblockt ist.

Dass viele Spediteure Zeitfenstermanagement skeptisch gegenüberstehen, weil es ihre Flexibilität einschränke, kann der Lagerchef nicht bestätigen. Im Gegenteil: Die Resonanz sei durchweg positiv gewesen. Vogt ist sogar überzeugt, dass Zeitfenstermanagement durch die Wegbeschreibungen und zahlreichen Zusatzinformationen mehr Vorteile für die Spediteure hat.

„Heute läuft Zeitfenstermanagement nebenher“, berichtet Vogt. LKW stehen kürzer auf dem Hof, Abstimmungstelefonate seien komplett weggefallen und die Arbeitsabläufe sind besser planbar. Dass es heute so rund läuft, ist auch das Ergebnis von intensiver Kommunikation mit den Lieferanten und Grundlagenarbeit. Bäko hat die Lieferanten schriftlich informiert, den Fahrern immer wieder Handzettel mit der Bedienungsanleitung mitgegeben. Aber auch „Spielen mit dem System“ gehöre dazu. Wichtig sei, sich einmal zu überlegen, wie man die Tore benennt, in welchem Zeitraum welche Rampen gebucht werden können, welche Güter angeliefert werden und welche Regeln für den Wareneingangsprozess und die Entladung definiert werden sollen. Cargoclix stellt für diese Grundlagenarbeit einen kostenlosen Testzugang zum „Probieren“ zur Verfügung, der später übernommen werden kann. Übernehmen wollen mittlerweile auch andere Bäkos das Zeitfenstermanagement.

CARGOCLIX SLOT

CARGOCLIX SLOT ist ein webbasiertes Zeitfenstermanagementsystem zur Optimierung der Be- und Entladeprozesse an der Rampe. Warenempfänger können freie Ladetermine einstellen, Spediteure und Frachtführer buchen ihre Wunschlieferzeit und zahlen eine Buchungsgebühr pro Zeitfenster. Für die Buchung durch Spediteure und Frachtführer genügt ein Internetzugang.

Kosten pro Slotbuchung: 50 Cent.

Systembeschreibung

• Schnittstelle zum ERP-System oder als Stand-alone-Lösung
• Variable Rampenöffnungszeiten und flexible Zeitfensterlängen nach Anzahl Paletten, Tonnen, Fahrzeugtyp, etc.
• Individuelle Einstellung von Pausen- und Ferienzeiten, Schichtwechseln, Buchungslimits, etc.
• Hinterlegung von Kapazitätsgrenzen wie Personal, Stapler oder Verarbeitungskapazitäten
• Layouts und Rechtevergaben für Umbuchungen und Änderungen
• Plausibilitätschecks von Buchungsdaten durch Doublettencheck, Abgleich von Nummernkreisen. etc.
• Eventbasierte Benachrichtigungen und Alerts
• Erfassung und Auswertungen eingehender Warenströme mit Pünktlichkeit und Abfertigungszeiten
• Echtzeitabgleich gebuchter und nicht gebuchter Zeitfenster (Voraussetzung: ERP-Schnittstelle)
• Verfolgung der Be- und Entladeprozesse in Echtzeit mit wählbarer Bildschirmdarstellung als Terminplan mit Rampensicht, tabellarische Buchungsliste, Ampelsystem mit Farbsymbolik
• Erfassung von eingehenden Warenströmen mit Planzeit/Istzeit pro LKW, Menge und Qualität pro angelieferter Sendung sowie Abgleich gelieferter Ist- und Soll-Mengen aus Kontrakten
• KPI-Tool „CARGOCLIX Logistics Monitor“ zur Steuerung von Rampen mithilfe individueller KPIs (Key Performance Indicators)
• „CARGOCLIX ETA App“ zur dynamischen Ankunftszeitberechnung an der Rampe
• „CARGOCLIX TERMINAL“ Realisierung der „Pforte 4.0“ ohne den Einsatz von Personal

Hintergrund: CARGOCLIX ist ein neutraler Internetmarktplatz für die elektronische Ausschreibung von Transporten und Logistikleistungen sowie ein Anbieter von modularen Zeitfenstermanagement-Systemen.
Die Dienstleistungspalette der Logistikplattform „CARGOCLIX TENDER“ umfasst weltweite Ausschreibungen von Kontrakten für Transporte auf Straße, Schiene, Luftfracht, See- und Binnenschifffahrt, Kurier-Express-Paketdienstleistungen sowie Logistikdiensten, wie zum Beispiel Lagerei. Mit über 28.000 registrierten Mitgliedern aus Industrie, Handel und Spedition gehört TENDER zu den führenden internationalen Ausschreibungsplattformen für Transport und Logistik.
Zentrales Produkt des Geschäftsbereichs Zeitfenstermanagement ist die modular anpassbare Software „CARGOCLIX SLOT“ zur Optimierung der Abläufe an der Rampe. Mit mehr als 30.000 Mitgliedern ist TimeSlot eines der meist genutzten Zeitfenstermanagement-Systeme.
CARGOCLIX ist eine Marke der Dr. Meier & Schmidt GmbH. Das Unternehmen wurde 1998 in Niefern bei Pforzheim gegründet und hat heute seinen Sitz in Freiburg i.Br.

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