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HAVI rockt die Rampe

Ordnung an der Rampe: HAVI vergibt an acht Standorten mehr als 7000 Zeitfenster pro Monat mit Cargoclix SLOT.

Wartezeit lässt sich nicht aussitzen, schon gar nicht an der Rampe. Um ihr zu begegnen, braucht es effiziente Maßnahmen wie eine verlässliche Echtzeit-Kommunikation unter allen Beteiligten. Die Cargoclix-Zeitmanagement-Plattform „SLOT“ ermöglicht genau das bei der HAVI Logistics – seit über einem halben Jahrzehnt.

Freiburg i.B. November 2019.  Es gibt Momente im Leben, die machen schon Sorgen, wenn man nur an sie denkt oder sie leise vor sich hersagt: Weihnachtseinkauf. Schwiegerelternbesuch. Elternsprechtag. Oder Wartezeit. Doch während sich Situationen der Kategorie 1 bis 3 meist durch Aussitzen oder Ignorieren relativieren lassen, empfehlen sich für die „Wartezeit“ ganz andere Möglichkeiten: sie gar nicht erst zulassen oder zumindest schon im Vorfeld auf ein Minimum reduzieren.

Zeit aber ist erst einmal relativ, wenn auch alltagsbestimmend. Zum Beispiel an Rampen: Einer im Sommer 2018 von der Unternehmensberatung SCI Verkehr veröffentlichten Befragung zufolge habe die durchschnittliche Wartezeit an Rampen deutlich abgenommen. Keines der befragten Transport- und Logistikunternehmen gab an, dass die Wartezeit über zwei Stunden liege. Soweit die gute Nachricht. Die weniger gute: 49 Prozent der Befragten registrierten im vorigen Jahr Wartezeiten von 30 Minuten bis zu einer Stunde, 42 Prozent gar eine durchschnittliche Wartezeit von ein bis eineinhalb Stunden. Und unter dem Strich beklagten immer noch zwei Drittel der befragten Transport- und Logistikunternehmen einen grundsätzlichen Mangel an Lade- und Zeitfenstern.

Dienstleister wie Mitarbeiter profitieren von Zeitfenstermanagement

Was es heißt, diesem Mangel und damit der Wartezeit so früh als möglich ins Auge zu blicken und ihr durch konsequentes Handeln zu begegnen, weiß die HAVI Logistics GmbH. Der in 37 europäischen Ländern aktive Logistikdienstleister für die Food Service Industrie mit Hauptsitz in Duisburg hat an allen acht Standorten in Deutschland das Unternehmen das internetbasierte Zeitfenstermanagement-System „SLOT“ des Freiburger Anbieters Cargoclix eingeführt und seit sechs Jahren im Einsatz. Die Entscheidung für das System fiel nach einem direkten Systemvergleich und einem erfolgreichen Pilotbetrieb im Günzburger Distributionszentrum im Herbst 2012.

Das Ziel: Die Einführung des offenen und integrierten Buchungssystems soll die Be- und Entladeprozesse an der Rampe optimieren, Wartezeiten vermeiden sowie helfen, die Auslastung der Fahrzeuge zu verbessern, hieß es in einer zur Implementierung des Systems veröffentlichen Mitteilung im Frühjahr 2013. Klingt gut, aber werden solche Ziele in der Praxis auch erreicht? Bei Havi nachgefragt, kommt ein klares „Ja“. „Die langen Lkw-Schlangen zu reduzieren, war eines der wichtigsten Ziele für unsere Suche nach einem transparenten Tool. Und diese sind deutlich kürzer geworden“, sagt Janka Herten, Senior Specialist Process Management bei HAVI in Duisburg. „Auch die Mitarbeiter im Lager profitieren vom Tool – das Organisieren, das Kommunizieren, das gemeinsame Planen mit allen Beteiligten und damit die Reduzierung möglicher Wartezeiten schon an frühester Stelle sind sehr viel einfacher geworden.“

Insgesamt fertigt der Logistikanbieter an den Standorten Neu Wulmstorf, Bingen, Duisburg, Rheinberg, Günzburg, Ilsfeld, Lederhose und Wustermark ein Lkw-Aufkommen von täglich bis zu 40 Gliederzügen pro Standort im Wareneingang mit SLOT ab oder umgerechnet: rund 7.000 Buchungen pro Monat. Die Warenannahme erfolgt ausschließlich nach vorheriger Einbuchung in das Cargoclix-System. Die Frachtführer sowie das HAVI Logistics-Schwesterunternehmen STI Freight Management buchen dazu ihre Wunschlieferzeit per Internet und zahlen eine Gebühr von 50 Cent pro Zeitfenster.

Automatisch über den aktuellsten Stand informiert

Das System wird kontinuierlich weiterentwickelt, sagt Herten, die das Projekt seit mehr als einem Jahr federführend betreut. Es gelte, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und in das Unternehmen zu tragen, seien sie auch noch so klein: „Uns war es zum Beispiel wichtig, dass wir die Kommunikation zu STI Freight Management verbessern und zwar so, dass es letztlich auch im Lager weiterhilft“, erklärt Herten. Dazu werde zum Beispiel das in SLOT angebotene Kommentarfeld seitens der Spediteure intensiv genutzt. „Verspätungen kann jeder Spediteur eintragen, woraufhin die Info am entsprechenden Standort sofort einsehbar ist“. Zudem hat HAVI noch einen automatisierten E-Mail-Versand eingerichtet „um die Wichtigkeit der Information noch einmal herauszustellen“, so Herten.

Jeder sieht alles und bleibt automatisch über den aktuellsten Stand informiert – zudem ist das System selbsterklärend, anwenderfreundlich und individualisierbar: SLOT läuft an allen HAVI-Standorten, die selbst definieren, welche Features genutzt werden. Die Eingabefelder der Buchungsmaske sind standardisiert, um eine Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Bei der Buchung nachgefragte Felder umfassen unter anderem Auftrags- und Bestellnummer, Name des Frachtführers, Spediteur, Lieferant, Abholort oder die Anzahl der Ladeeinheiten. Abhängig von der letzten Variabel wird auch die automatische Zeitfensterlänge im System gebucht.

Bei der Buchung nachgefragte Felder umfassen unter anderem Auftrags- und Bestellnummer, Name des Frachtführers, Spediteur, Lieferant, Abholort oder die Anzahl der Ladeeinheiten. Abhängig von der letzten Variable wird auch die automatische Zeitfensterlänge im System gebucht.

Der Logistikdienstleister setzt auf größtmögliche Flexibilität an der Rampe. Muss er auch: „Da wir überall mit Tiefkühl-, Frische- und Trockenprodukten arbeiten, ist es natürlich entscheidend, so früh wie möglich die Anlieferung der jeweiligen Warenart einzubuchen“ so Herten. Je nach Abfertigungsmöglichkeiten am Standort kann zum Beispiel eines von drei Zeitfenstern pro Warenart gebucht und damit festgelegt werden wann und wo der LKW andockt. Die anderen zeitgleichen Slots werden dann automatisch geschlossen. „Wir bieten nicht mehr Slots an als wir zur Verfügung haben, lassen uns und unseren Partnern aber trotzdem ein Höchstmaß an Flexibilität.“

Fairness, die diszipliniert

Für die immer wieder aufkeimende Kritik, Zeitfenstermanagement sei zu unflexibel für Dienstleister, hat man bei HAVI wenig Verständnis, schließlich gebe es im System genügend technische Möglichkeiten, das Rampenmanagement flexibel zu gestalten. Zudem wünsche sich in Wahrheit keiner das Chaos ohne Zeitfenstermanagement zurück. Das sei auch ein Gebot der Fairness, so Herten: „Jeder hat die gleiche Chance sich einzubuchen – wer frühzeitig agiert hat natürlich mehr Auswahl als der, der auf den letzten Drücker kommt.“ Das diszipliniert nicht nur, sondern hilft auch in der Analyse: Wann ist das Aufkommen besonders hoch, welche Buchungen müssen storniert oder verschoben werden, welche Touren sich anders geplant werden können?

„Unsere Performance, aber auch die unserer Partner kann damit signifikant verbessert werden“, sagt Herten. HAVI nutzt die Daten-Exportfunktion seitens Cargoclix und hat ein Dashboard entwickelt, das ein Mehr an Transparenz zu Datenqualität, Pünktlichkeit und Auslastung ermöglicht. Das, so Herten, helfe auch in Zukunft, weitere Optimierungen voranzutreiben.

CARGOCLIX SLOT

CARGOCLIX SLOT ist ein webbasiertes Zeitfenstermanagementsystem zur Optimierung der Be- und Entladeprozesse an der Rampe. Warenempfänger können freie Ladetermine einstellen, Spediteure und Frachtführer buchen ihre Wunschlieferzeit und zahlen eine Buchungsgebühr pro Zeitfenster. Für die Buchung durch Spediteure und Frachtführer genügt ein Internetzugang.

Kosten pro Slotbuchung: 50 Cent.

Systembeschreibung

• Schnittstelle zum ERP-System oder als Stand-alone-Lösung
• Variable Rampenöffnungszeiten und flexible Zeitfensterlängen nach Anzahl Paletten, Tonnen, Fahrzeugtyp, etc.
• Individuelle Einstellung von Pausen- und Ferienzeiten, Schichtwechseln, Buchungslimits, etc.
• Hinterlegung von Kapazitätsgrenzen wie Personal, Stapler oder Verarbeitungskapazitäten
• Layouts und Rechtevergaben für Umbuchungen und Änderungen
• Plausibilitätschecks von Buchungsdaten durch Doublettencheck, Abgleich von Nummernkreisen. etc.
• Eventbasierte Benachrichtigungen und Alerts
• Erfassung und Auswertungen eingehender Warenströme mit Pünktlichkeit und Abfertigungszeiten
• Echtzeitabgleich gebuchter und nicht gebuchter Zeitfenster (Voraussetzung: ERP-Schnittstelle)
• Verfolgung der Be- und Entladeprozesse in Echtzeit mit wählbarer Bildschirmdarstellung als Terminplan mit Rampensicht, tabellarische Buchungsliste, Ampelsystem mit Farbsymbolik
• Erfassung von eingehenden Warenströmen mit Planzeit/Istzeit pro LKW, Menge und Qualität pro angelieferter Sendung sowie Abgleich gelieferter Ist- und Soll-Mengen aus Kontrakten
• KPI-Tool „CARGOCLIX Logistics Monitor“ zur Steuerung von Rampen mithilfe individueller KPIs (Key Performance Indicators)
• „CARGOCLIX ETA App“ zur dynamischen Ankunftszeitberechnung an der Rampe
• „CARGOCLIX TERMINAL“ Realisierung der „Pforte 4.0“ ohne den Einsatz von Personal

Über Cargoclix

Cargoclix ist ein neutraler Internetmarktplatz für die elektronische Ausschreibung von Transporten und Logistikleistungen sowie ein Anbieter von modularen Zeitfenstermanagement-Systemen.
Die Dienstleistungspalette der Logistikplattform „Cargoclix TENDER“ umfasst weltweite Ausschreibungen von Kontrakten für Transporte auf Straße, Schiene, Luftfracht, See- und Binnenschifffahrt, Kurier-Express-Paketdienstleistungen sowie Logistikdiensten, wie zum Beispiel Lagerei. Mit über 28.000 registrierten Mitgliedern aus Industrie, Handel und Spedition gehört TENDER zu den führenden internationalen Ausschreibungsplattformen für Transport und Logistik.
Zentrales Produkt des Geschäftsbereichs Zeitfenstermanagement ist die modular anpassbare Software „Cargoclix SLOT“ zur Optimierung der Abläufe an der Rampe. Mit mehr als 50.000 Mitgliedern ist SLOT eines der meist genutzten Zeitfenstermanagement-Systeme.
Cargoclix ist eine Marke der Dr. Meier & Schmidt GmbH. Das Unternehmen wurde 1998 gegründet und hat seinen Sitz in Freiburg i.Br. www.cargoclix.com

Über HAVI

HAVI ist ein globales, eigentümergeführtes Unternehmen, das auf die Innovation, das Management und die Optimierung von Lieferketten führender Marken spezialisiert ist. Angeboten werden ganzheitliche, integrierte Lösungen entlang der gesamten Supply Chain vom Rohstoff bis zum Kunden. Die Services reichen von der Marketing Analyse, über Verpackungen und dem Supply Chain Management bis zur Logistik. Gegründet im Jahr 1974 beschäftigt HAVI mehr als 10.000 Mitarbeiter und beliefert Kunden in mehr als 100 Ländern. Mehr Informationen unter HAVI.com

In Deutschland ist HAVI an insgesamt acht Standorten und mit rund 1.500 Mitarbeitern vertreten. Zu den Kunden zählen unter anderem bekannte Marken wie McDonald’s, NORDSEE, Kentucky Fried Chicken und Vapiano.

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