(Immagine: Papyrus)
“Le nostre aspettative sono state soddisfatte”: afferma Maike Lehnart, la responsabile del progetto “Standard ed Eccellenza nella Logistica” presso Papyrus, da luglio del 2013.
Lunghi tempi di attesa e dipendenti stressati presso le rampe? Il grossista di carta Papyrus Deutschland ha dichiarato guerra all’ingorgo del traffico presso le rampe. Un anno dopo l’utilizzo del sistema di Cargoclix time slot management, sono riusciti ad avere il risultato desiderato.
A chi piacerebbe aspettare? Il tempo passa lentamente, gli appuntamenti successivi sembrano impossibili e l’umore tende a zero. Il tempo è denaro, e al giorno d’oggi nessuna impresa può permettersi di perdere tempo. Quindi è ancora più sorprendente che l’economia tedesca abbia sopportato a lungo il caos presso le sue rampe di consegna.
Ma non è il caso del grossista di carta Papyrus Deutschland. Con 12 sedi, l’azienda è uno dei principali grossisti di carta. Nel 2014, circa 830 dipendenti hanno realizzato un fatturato di 683 milioni di euro ed hanno venduto 824.000 tonnellate di carta. La gamma include circa 8.000 articoli, tra cui carte grafiche, rotoli di carta, imballaggi, buste e sacchetti di carta.
Time slot management nella logistica di Papyrus
Per ottimizzare i processi presso le rampe delle merci in arrivo, la società di Papyrus per le sue sedi a Colonia, a Langenhagen, a Norimberga, a Heimstetten, a Kelkheim e nella casa madre a Ettlingen da anni utilizza il sistema di Time slot management del fornitore Cargoclix con la sede a Friburgo. Il sistema informatico di Time slot management (TSM) viene ampiamente utilizzato nell’industria, dalle società come Daimler, Claas, Bosch, Müller Drogerie, MEG, Klöckner, Gerolsteiner, Würth e Deutsches Milchkontor.
Il principio è molto semplice: Papyrus indica nel sistema gli orari e le sue date disponibili per le operazioni di carico/scarico e i prestatori di servizi logistici ed i fornitori prenotano l’orario di consegna desiderato via Internet. Quota di prenotazione: 0,50 €. Ormai i lunghi tempi di movimentazione sono rimasti nel passato; la ricezione merci è ordinata e gli impiegati sanno in anticipo che cosa fare e quando farlo.
Sguardo retrospettivo nel periodo di pre-TSM
Prima dell’utilizzo del sistema di Time slot management la situazione era diversa. “Gli arrivi dei camion non erano pianificati. Ogni tanto, alle 8 di mattina non c’era neanche un camion presso la rampa, ma all’improvviso ne arrivavano 5 verso le 11 di mattina”: in retrospettiva racconta la sig.ra Maike Lehnart, la responsabile del progetto “Standard ed Eccellenza nella Logistica” presso Papyrus, dal mese di luglio del 2013. Tale situazione non era più accettabile per la società di Papyrus, ed è stata presa la decisione di utilizzare il sistema informatico di Time slot management. “Un sistema flessibile, pratico e semplice; in più c’è il prezzo favorevole delle prenotazioni per i clienti: questi sono i motivi per cui abbiamo scelto il sistema di Cargoclix”: disse la manager del progetto. Inoltre, il sistema di TSM è stato adattato alle esigenze di ciascuna sede di Papyrus e gli sforzi di attuazione erano giustificati. Dal loro punto di vista, uno dei vantaggi del sistema è di poter apportare delle modifiche nelle configurazioni e di creare una nuova rampa loro stessi, senza l’intervento del team di Cargoclix.
L’effetto del sistema sui flussi di lavoro e sugli impiegati
Mediamente, 80 camion al giorno arrivano presso le 17 rampe, per l’operazione di scarico. Ora i tempi di attesa dei camion nel cantiere, sono molto brevi e si riesce a gestire meglio i flussi di lavoro Tra i vantaggi principali, la sig.ra Lehnart menziona la migliore panoramica sugli eventi dell’intera giornata e la più ampia estensione temporale. Ma soprattutto con l’introduzione del sistema di TSM, il lavoro dei dipendenti di Papyrus è stato notevolmente alleviato.
Sforzi di persuasione
Il sistema di Time slot management (il sistema di gestione delle fasce orarie), comunque, non è stato un processo automatico. Il fatto che oggi tutto stia funzionando in un modo fluido è la conseguenza di convinzione, di decisioni responsabili e di una comunicazione aperta, sia all’interno che all’esterno. Gli ultimi scettici hanno cambiato idea subito dopo la loro prima esperienza pratica. “Abbiamo avuto un fornitore, presso la sede di Heimstetten, che fin dall’inizio ha prenotato una fascia oraria, ha pianificato in un modo effettivo il suo percorso ed ha integrato il sistema nel suo flusso di lavoro. Alle 7 del mattino lui aveva passato la fila dei camion arrivati senza la prenotazione ed aveva proseguito immediatamente per l’operazione di scarico. Non c’è modo migliore per dimostrare i vantaggi del sistema di gestione delle fasce orarie”: ricorda la responsabile della logistica. Ora il 100% dei fornitori fa le prenotazioni. La sintesi di Lehnart dopo un anno di utilizzo del sistema di gestione delle fasce orarie: “Con l’aiuto di TimeSlot abbiamo integrato in modo ottimale l’interfaccia della rampa nella nostra catena logistica (supply chain). I processi possono essere pianificati, le strettoie praticamente non ci sono più: sono fattori determinanti che hanno significativamente aumentato il livello di soddisfazione dei clienti, dei fornitori e dei dipendenti. Le nostre aspettative sono state soddisfatte”.
